ISTRO CORP. · VAŠE ÚDAJE
Ochrana osobných údajov uchádzačov
Vašu prihlášku používa náborový tím, nie verejnosť. Údaje nepredávame. Evidencia pre budúce projekty je dobrovoľná a nezávisí od nej posúdenie aktuálnej prihlášky.
Automatické porovnávanie a poradie je momentálne pozastavené. Táto verzia vysvetľuje pripravované profilovanie, právo namietať a podmienky jeho prípadného spustenia. Bežné vybavovanie prihlášok a manuálne posúdenie pokračujú.
Právny rámec
Tieto informácie sa poskytujú v súlade s článkami 12 až 14 GDPR, zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov, smernicou 2002/58/ES (ePrivacy) a zákonom č. 452/2021 Z. z. o elektronických komunikáciách. Prevádzkovateľ pri nižšie opísanom spracúvaní vystupuje v pozícii prevádzkovateľa.
1. Kto údaje spracúva
Prevádzkovateľom je ERM creative s.r.o., IČO 50 188 941, so sídlom Kyjevská ul. 3033/23, 934 05 Levice, Slovenská republika, zapísaná v obchodnom registri Okresného súdu Nitra, oddiel Sro, vložka 40212/N. ISTRO CORP. je jej obchodná značka.
Kontakt pre prihlášky aj uplatnenie práv: miroslav.petrik@istrocorp.com, +421 902 495 923. Môžete nás kontaktovať aj poštou na adrese sídla.
Zodpovednú osobu podľa článku 37 GDPR sme neurčili, keďže naša činnosť nespĺňa podmienky jej povinného určenia. Vo veciach ochrany osobných údajov nás kontaktujte na uvedenom e-maile.
2. Aké údaje potrebujeme
Spracúvame meno, e-mail, telefón, zvolenú profesiu a projekt. Dobrovoľne môžete doplniť mesto alebo región, prax, zručnosti, jazyky, dostupnosť, CV a pracovné certifikáty. Súčasťou profilu sú aj vecné náborové poznámky, stav komunikácie, dátum prihlášky a zdroj odkazu (napr. Facebook alebo Bazoš).
Nežiada sa dátum narodenia, fotografia, rodné číslo, číslo ani kópia pasu či občianskeho preukazu, zdravotné údaje alebo údaje o rodine. Pred nahraním ich z dokumentov odstráňte, ak nie sú pre prihlášku potrebné. Nahrávajte len vlastné dokumenty, na ktorých spracovanie ste oprávnení.
Všetky údaje získavame priamo od vás. Údaj „zdroj odkazu“ (napr. Facebook alebo Bazoš) znamená len to, odkiaľ ste sa o ponuke dozvedeli; osobné údaje z týchto platforiem sami nevyhľadávame.
Portál je určený osobám starším ako 16 rokov. Odoslaním prihlášky potvrdzujete, že spĺňate túto podmienku; údaje osôb mladších ako 16 rokov vedome nespracúvame.
3. Účely a právne základy
- Aktuálna prihláška: prijatie a vybavenie vašej žiadosti, komunikácia a kroky smerujúce k možnej zmluvnej spolupráci na vašu žiadosť – článok 6 ods. 1 písm. b) GDPR. Označené povinné údaje potrebujeme, aby sme vedeli prihlášku vybaviť; CV nie je povinné, ak uvediete opis skúseností. Odoslaním sa neuzatvára zmluva ani nezaručuje prijatie.
- Potvrdenie prijatia: na e-mail uvedený v prihláške odošleme jednorazové automatické potvrdenie o jej prijatí. Ide o súčasť vybavenia vašej žiadosti podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR, nie o marketingovú správu.
- Budúce pracovné príležitosti: evidencia profilu a kontaktovanie s relevantnou pracovnou ponukou – váš samostatný dobrovoľný súhlas podľa článku 6 ods. 1 písm. a) GDPR. Súhlas možno kedykoľvek odvolať bez vplyvu na zákonnosť dovtedajšieho spracúvania a bez znevýhodnenia v aktuálnom výbere.
- Bezpečnosť portálu: ochrana pred zneužitím, obmedzenie opakovaných odoslaní a evidencia interného prístupu – oprávnený záujem podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR. Nepoužívame ho na marketingové sledovanie.
- Pripravované interné porovnávanie pracovných podkladov: profilovanie na účely pomoci náborovému tímu pri posúdení relevantnej praxe, odborných zručností, certifikátov a pracovnej angličtiny pre konkrétnu profesiu – oprávnený záujem na efektívnom a vecnom výbere podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR. Nie je založené na súhlase s budúcimi ponukami. Spusteniu musí predchádzať schválené posúdenie vplyvu na ochranu údajov, test oprávneného záujmu a nižšie uvedené informovanie a kontrola.
Poskytnutie údajov označených ako povinné je požiadavkou potrebnou na vybavenie prihlášky; bez nich prihlášku nevieme spracovať. Ostatné údaje sú dobrovoľné. Chýbajúce pracovné informácie označujeme ako nedoložené, nie ako nesplnenie požiadavky; môžeme vás požiadať o ich doplnenie. Samotné neuvedenie dobrovoľného údaja nespôsobí automatické odmietnutie.
4. Ako dlho údaje evidujeme
Bez súhlasu s budúcimi ponukami uchovávame prihlášku len po dobu potrebnú na jej vybavenie, najviac 6 mesiacov od odoslania. So súhlasom pre budúce projekty najviac 24 mesiacov od odoslania, prípadne do skoršieho odvolania súhlasu. Doba sa nepredlžuje obyčajným otvorením profilu.
Po uplynutí lehoty sa profil prestane sprístupňovať náborovému tímu. Odstránenie údajov a súborov vykonáva automatická údržba pri používaní správy; poverený správca zabezpečuje kontrolu lehôt a výmaz. Pri skoršej odôvodnenej žiadosti údaje vymažeme bez zbytočného odkladu. Ak vznikne zmluvná spolupráca, o osobitných účeloch a zákonných lehotách vás budeme informovať samostatne.
Po uplynutí príslušnej lehoty údaje vymažeme. Evidencia pre budúce projekty sa automaticky nepredlžuje; jej prípadné ďalšie trvanie závisí od nového dobrovoľného súhlasu.
Technická ochrana formulára používa krátkodobý odtlačok IP adresy meniaci sa každú hodinu; aplikačné záznamy tejto ochrany sa pri údržbe čistia po najviac 2 hodinách. Interná evidencia prístupov je určená najviac na 90 dní. Prevádzkové záznamy poskytovateľa hostingu podliehajú jeho nastaveniam a zmluvným podmienkam.
Záznamy o informovaní, námietke, overení podkladov a pracovnom dôvode rozhodnutia sú súčasťou náborového profilu a vymažú sa spolu s ním. Samotné vykonanie týchto úkonov lehotu uchovávania nepredlžuje.
5. Kto má prístup a kde sú údaje uložené
Prístup má poverený náborový tím ERM creative s.r.o. Portál používa technické služby OpenAI Sites a infraštruktúru Cloudflare na prevádzku, databázu a súkromné ukladanie dokumentov. Údaje sa nepridávajú na verejné stránky ani do vyhľadávačov. Prihlásenie do internej správy zabezpečuje ChatGPT; uchádzač účet nepotrebuje.
Údaje neposkytujeme zákazníkovi projektu ani zahraničnému zamestnávateľovi automaticky. Pred prípadným poskytnutím vás informujeme o konkrétnom príjemcovi a príslušnom právnom základe. Údaje môžu dostať aj príslušné orgány, ak to vyžaduje zákon.
OpenAI spracúva osobné údaje ako sprostredkovateľ podľa svojho dodatku o spracúvaní údajov; medzi jeho zverejnených subprocesorov patrí aj Cloudflare. Aktuálny zoznam subprocesorov a informácie o uplatnených zárukách poskytneme na požiadanie.
Údaje pochádzajúce z EHP spracúva podľa dodatku OpenAI Ireland Limited. Ak ich OpenAI prenáša mimo EHP alebo Švajčiarska, používa zmluvy obsahujúce štandardné zmluvné doložky podľa článku 46 GDPR alebo rozhodnutie Európskej komisie o primeranosti podľa článku 45 GDPR. Tento portál negarantuje výhradné uloženie v EÚ.
Na odoslanie jednorazového potvrdenia používame službu Resend ako sprostredkovateľa. Odovzdávame jej meno, e-mailovú adresu, zvolenú pozíciu a technické údaje potrebné na doručenie správy; neposielame jej CV ani certifikáty. Resend spracúva údaje podľa svojho dodatku o spracúvaní údajov a pri prenosoch mimo EHP používa príslušné záruky vrátane štandardných zmluvných doložiek. Informácie o uplatnených zárukách poskytneme na požiadanie.
6. Čítanie CV pomocou AI
AI čítanie je aktívne. CV, nahrané certifikáty a opis pracovných skúseností sa odosielajú do OpenAI API, ktoré pripraví vecný prehľad praxe, technológií, jazykov a dokladov. Samostatné kontaktné polia formulára do tejto požiadavky neposielame; kontakty však môžu byť súčasťou vami nahraného CV.
AI výstup nie je rozhodnutím o prijatí ani skóre vhodnosti. Neoveruje pravosť certifikátov, môže sa pomýliť a kontroluje ho človek. Nepoužívame ho na odvodzovanie citlivých vlastností, hodnotenie osobnosti alebo automatické odmietanie uchádzačov. Môžete požiadať o vysvetlenie alebo opravu nepresností.
Portál nevykonáva prijatie, odmietnutie ani iné rozhodnutie o uchádzačovi výlučne automaticky. Vecný prehľad aj interné poradie slúžia ako pomôcka pre posúdenie človekom; náborový pracovník musí overiť podklady a rozhodnúť samostatne, nie iba prevziať poradie.
Požiadavky API používajú nastavenie store: false. To samo osebe nevylučuje bezpečnostné záznamy poskytovateľa. Bližšie podmienky sú v informáciách OpenAI o spracovaní údajov v API.
Pripravované profilovanie podľa pracovných kritérií
Automatické priradenie pracovných podkladov ku kritériám a návrh poradia predstavujú profilovanie. Po schválení podmienok má AI navrhovať priradenie citácií z CV ku kritériám profesie; pravidlá potom porovnajú počet doložených požadovaných kritérií a následne počet doložených výhod. Jedno kritérium sa započíta najviac raz a rovnaké výsledky majú rovnaké poradie. Porovnávajú sa len uchádzači v rovnakej profesii projektu USA.
Roky praxe a úroveň angličtiny pochádzajú z údajov uchádzača alebo zo zdokumentovanej kontroly správcom. Pred zaradením do automatického porovnania musí človek overiť aktuálne vstupy a citácie proti pôvodným dokumentom. Pri zmene podkladov sa kontrola opakuje. Chýbajúci alebo nepotvrdený údaj znamená „treba overiť“, nie „nespĺňa“. Poradie nepotvrdzuje schopnosti, pravosť dokladov ani úspech vízového konania. Vek, fotografia, zdravotný stav, trestná minulosť, rodina, národnosť a predchádzajúci pobyt v USA sa doň nezapočítavajú.
Predbežné poradie sa nesmie slepo prevziať. Náborový pracovník kontroluje aj nižšie zobrazené profily a profily bez poradia, môže návrh ignorovať a musí rozhodnúť samostatne podľa pracovných podkladov. Pri zmene stavu prihlášky zaznamená vlastný pracovný dôvod, dátum a identitu rozhodujúceho pracovníka. Portál sám nikoho neprijme ani neodmietne a výsledok neposiela zákazníkovi automaticky.
Automatické porovnávanie je teraz vypnuté. Okrem schváleného posúdenia vplyvu a testu oprávneného záujmu vyžaduje informovanie uchádzača a najmenej 14 dní na uplatnenie námietky pred zaradením jeho profilu. Už evidovaným uchádzačom musí byť aktuálne oznámenie doručené osobitne; samotné zverejnenie tohto textu ani otvorenie profilu tento krok nenahrádza. Pôvodná verzia informácií pri prihláške sa nemení.
Právo namietať automatické porovnávanie
Proti tomuto profilovaniu môžete namietať e-mailom na miroslav.petrik@istrocorp.com, prípadne telefonicky alebo poštou na uvedených kontaktoch. Nie je potrebné odvolať súhlas s budúcimi ponukami. Po zaznamenaní námietky sa váš profil do automatického porovnania ani poradia nezaradí; vybaví sa manuálne. Námietka sama osebe nie je dôvodom na odmietnutie pracovnej spolupráce.
Môžete požiadať aj o vysvetlenie konkrétnych podkladov, opravu nepresností a samostatné posúdenie človekom. O výsledku rozhoduje náborový pracovník, nie automatické poradie.
7. Vaše práva
Za podmienok GDPR máte právo na prístup a kópiu údajov, opravu, vymazanie, obmedzenie spracúvania a prenosnosť údajov. Pri spracúvaní na základe oprávneného záujmu môžete namietať. Súhlas s databázou môžete odvolať e-mailom s predmetom „Odvolanie súhlasu – databáza uchádzačov“.
Právo na prenosnosť sa vzťahuje na údaje, ktoré ste nám poskytli a ktoré spracúvame automatizovane na základe vášho súhlasu alebo na účel plnenia opatrení pred uzavretím zmluvy.
Požiadavku pošlite na miroslav.petrik@istrocorp.com, ideálne z e-mailu uvedeného v prihláške. Na ochranu údajov môžeme primerane overiť totožnosť. O vybavení vás informujeme spravidla do jedného mesiaca; o prípadnom zákonnom predĺžení a jeho dôvode vás informujeme.
Máte tiež právo podať sťažnosť: Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27.
8. Cookies a bezpečnosť
Aplikácia nepridáva reklamné pixely ani analytické cookies. Používa len technické mechanizmy potrebné na fungovanie a zabezpečenie služby; pri prihlásení do správy aj prihlasovacie cookies. Komunikácia na publikovanom portáli je šifrovaná pomocou HTTPS a prístup k dokumentom sa kontroluje na serveri.
9. Zásady spracúvania
Osobné údaje spracúvame zákonne, spravodlivo a transparentne, len na určené účely a v nevyhnutnom rozsahu (minimalizácia). Dbáme na ich správnosť, uchovávame ich len po nevyhnutnú dobu a zabezpečujeme ich integritu a dôvernosť. Dodržiavanie týchto zásad vieme preukázať (zásada zodpovednosti podľa čl. 5 ods. 2 GDPR).
10. Osobitné kategórie údajov
Zámerne nespracúvame a nevyžadujeme osobitné kategórie osobných údajov (napr. údaje o zdraví, biometrické údaje, údaje o rasovom či etnickom pôvode, náboženstve alebo členstve v odboroch). Ak takéto údaje uvediete vo voľných poliach alebo v nahranom CV z vlastnej iniciatívy, spracúvame ich len v rozsahu nevyhnutnom na vybavenie prihlášky a odporúčame ich pred nahraním odstrániť.
11. Bezpečnosť spracúvania
Prijali sme primerané technické a organizačné opatrenia: šifrovaný prenos (HTTPS/TLS), riadenie prístupov na strane servera, obmedzenie prístupu len na poverený náborový tím, evidenciu interných prístupov a pravidelnú kontrolu. Prístup k dokumentom je individuálne kontrolovaný; údaje sa nesprístupňujú verejnosti ani vyhľadávačom.
12. Postup pri porušení ochrany údajov
V prípade porušenia ochrany osobných údajov postupujeme podľa článkov 33 a 34 GDPR – incident zdokumentujeme, posúdime riziko a v prípade pravdepodobného rizika pre vaše práva ho ohlásime Úradu na ochranu osobných údajov SR bez zbytočného odkladu, spravidla do 72 hodín, a ak je riziko vysoké, informujeme aj vás.
13. Zmeny týchto informácií
Tieto informácie môžeme aktualizovať. Aktuálne znenie s uvedením verzie a dátumu účinnosti je vždy dostupné na tejto verziovanej adrese. Podstatné zmeny primerane zvýrazníme.
Prevádzkové spresnenia tejto verzie
Pri odoslaní evidujeme konkrétnu verziu týchto informácií a čas prijatia potvrdenia o oboznámení. Znenie zostáva dostupné na tejto verziovanej adrese. Čas prijatia nie je dôkazom času prečítania.
AI prehľad je návrh určený na kontrolu človekom. Jeho citácie môžu byť nesprávne. Nepotvrdené AI návrhy sa automaticky nepoužívajú vo filtroch databázy. Pri prerušení spracovania sa úloha môže opakovať, najviac trikrát v automatickom režime.
Údržba výmazov prebieha oddelene pri otvorenej správe a neúspešné operácie opakuje. Nezávislé plánované spúšťanie zatiaľ nie je overené; poverený správca preto musí pravidelne kontrolovať výmazy a zabezpečiť dodržanie lehôt. Obmedzenie prístupu po uplynutí lehoty samo osebe nie je fyzický výmaz.
Technické počítadlá AI pokusov bez kontaktných údajov a obsahu CV slúžia na obmedzenie kapacity a nákladov; údržba ich čistí po 40 dňoch. Dočasná evidencia nahrávania slúži na bezpečné upratanie nedokončených príloh. Štrukturálna kontrola súborov nenahrádza antivírusovú kontrolu ani overenie pravosti dokumentov.
14. Znenie dobrovoľného súhlasu
Dobrovoľne súhlasím, aby ERM Creative s.r.o. (ISTRO CORP.) uchovávala moju prihlášku a dokumenty na účely ponuky budúcich pracovných príležitostí po dobu 24 mesiacov od odoslania. Súhlas môžem kedykoľvek odvolať e-mailom na miroslav.petrik@istrocorp.com. Neudelenie súhlasu nemá vplyv na aktuálny výber.
Prihláška zaznamená voľbu, čas a verziu informácií. Políčko súhlasu nie je vopred zaškrtnuté.